皆さんは、どのような方法で仕事のタスクやスケジュールを管理していますか？
メモ帳やホワイトボードに優先度の高いものからタスクを書きだしてスケジュールに割り当てている人もいれば、スマホのカレンダー機能またはスケジュール管理アプリを使ってタスクの管理を行っている人もいるかもしれません。
仕事の内容、職場やプライベートでの生活環境のかね合いによって、ビジネスパーソンにとって最も適したスケジュール管理の方法は違います。
しかし、どのような立場の人にとっても「期限のせまった複数プロジェクトのタスクを管理する」という状況だけは、管理するタスクが増えるほど目がまわるような事態に陥ってしまい業務が崩壊する可能性があります。
職場を修羅場にかえないために、マルチタスクの管理はとても重要なプロセスなのです。
今回は、仕事のスケジュール管理の方法とコツを見てみましょう。
まずは、すべてのタスクを書きだす
複数プロジェクトのタスクを進めていく中で、重要なことは「まず、現時点でのすべてのタスクを書きだす」ことです。
現時点で考えられるタスクの数をできるだけ多く詳細に書きだしていきます。
この時点では、Excelや管理ツールを使う必要はありません。
時間のロスを少なくするために、パソコンのメモ帳や1枚の大きな紙に箇条書きで書きだしていく方法で大丈夫です。
書きだすタスク項目を「○○のプロジェクト・案件のデザインを■日までに」とおおまかに分けるだけでなく、各プロジェクトにおける、誰が・どの工程を・いつまでに…など、タスクをできるだけ細分化して書きだしていきましょう。
当たり前のことですが、仕事は1人でできるものではありません。それぞれが必要としていることを助け合い・フォローしあってプロジェクトは進んでいきます。
細分化されたタスク項目から、それぞれの役割を明確にすることが重要です。
円滑なコミュニケーションでリスクを回避する
タスクの細分化からプロジェクトにかかわる人それぞれの役割が明確になってきたでしょうか？
この時点で避けたいことは「優先度の高いタスクから、手すきの人が積極的にやっていく」「みんなでやっているから、自分がやらなくてもだれかがやるはず」「結果としてだれもやらない」という事態です。
すべての仕事には、かならず依存関係が発生します。
例えば「これを受けとらないと、それは進められない」「Aさんの仕事が始まらないと、Bさんの仕事も始められない」という依存関係です。
複数人のタスクがかかわるプロジェクトほど、依存関係の発生頻度は高くなるといえるでしょう。
プロジェクトマネジメントを意識する上で大切なことは、細分化されたタスクから「誰が・何を・いつまでに」を明確に割り当てるだけではありません。依存関係のリスクやイレギュラーで突然生まれるタスクのリスクを回避するために、進捗の把握と細かなコミュニケーションを円滑にとれる仕組みを整えておくことも大切です。
仕事のスケジュール管理するコツ
続いて、プロジェクトの管理ツールを使用して、スケジュールを管理するコツを考えていきます。期限がせまった複数プロジェクトのタスクを管理する場合、管理方法を次の2つに分けてみましょう。
・週単位で期限が決まった仕事をチェックする。同時に、期限にかかわる情報は入手したらすぐに管理ツールに入力する
・日々の仕事やタスクを管理するなかで、期限がせまった複数プロジェクトが重なったときに、プロジェクトごとのWBSを作成して管理する
あとは、日単位でタスクの進捗をチェックしながら、常に優先度の高いタスクを導きだし進めていくという方法です。
まとめ
タスクの管理や仕事上のコミュニケーションの際にやってしまいがちなことは、第3者に報告する・相談する内容などを「しっかりと内容をかためてから聞く」という行為です。
たとえ、報告・連絡・相談のときには仕事の内容がかたまっていなかったとしても、仕事をすすめていく過程で何度でもコミュニケーションを取る機会はあります。
細かなコミュニケーションを取りながら、少しずつ仕事やプロジェクトの内容もかためていけば良いのです。