パワーポイントは、企画書や提案書、プレゼン資料などをつくるときに便利な、ビジネスに欠かせないツールの1つです。特に営業職や事務職、企画職の方にとって、パワーポイントが使えるということは必須スキルでしょう。その他の職種の方にとっても、ぜひ身につけておきたいスキルです。
しかし、操作方法は分かるけれど、納得のいくプレゼン資料がなかなか作成できない、という方も多いのではないでしょうか。パワーポイントで見やすくて効果的なプレゼン資料を作成するためにはコツがあります。ここではプレゼン資料をつくるポイントをご説明します。
まずはテキストベースでシナリオづくり
パワーポイントでプレゼン資料を作成する場合、いきなりパワーポイントを起動して資料づくりを始めてはいけません。まずは資料の骨組み、つまり設計図をきちんと考えることが大切です。
手書きでノートに書いても、PCでテキストエディタを使って文章にしても構いません。「プレゼン資料で何を伝えるか」「どのように論理を展開していくか」ということを考え、それを基に資料の構成を考えます。
最初は文字だけで資料をつくりましょう。資料のシナリオが完成したら、後はパワーポイントでデザインやレイアウトを考え、実際に形にしていきます。
1つのスライドに情報を詰め込み過ぎない
パワーポイントでプレゼン資料をつくるときは、「ワンスライド・ワンメッセージ」を心掛けてください。これはパワーポイントで伝えたい「メッセージ」は、「1つのスライドに1つまでにする」という原則です。
1つのスライドにいくつもメッセージを込めて情報量を増やすと、何を言いたいのかがぼやけてしまい、相手に伝わりません。ワンスライド・ワンメッセージの原則に従って資料を作成すれば、相手は理解しやすくなります。また、プレゼンする側にとってもスムーズに資料説明ができます。
プレゼン資料のレイアウトは統一する
プレゼン資料のレイアウトを統一しておくことも、パワーポイントで見やすい資料をつくるための大事なコツです。
タイトル、見出し、本文、注釈など、資料の中にはさまざまな要素があります。タイトルの文字の大きさがページによって異なっていたり、本文のフォントの種類がまちまちだったりすると、非常に読みにくい資料になってしまいます。
文字の大きさやフォントの種類、余白、行間、揃えの位置などがきちんと統一されていれば、整った見やすい資料になります。
また、ページごとにさまざまな色が使われているような資料は、煩雑な印象を与えてしまいがちです。たくさんの色を無差別に使うのではなく、決まった色を決まったルールで使用すると、統一感を出すことができます。
文章量を少なくして、イラストや図を多く入れる
優れたプレゼン資料は、文章の量を必要最低限にして、可能な限りイラストや図で説明しています。文章でくどくど説明するよりも、イラストや図を使って説明した方が、相手が理解しやすいものです。
データや情報を視覚的に理解できるようにしたものを「インフォグラフィック」といいますが、この手法はプレゼン資料作成にも使えます。視覚化できそうなテキスト情報は、インフォグラフィック化してみましょう。
まとめ
パワーポイントで良いプレゼン資料をつくるには、パワーポイントで作成を始める前に、きちんとプレゼン資料のシナリオを考えることが大切です。そして、パワーポイントでデザインを組むときは、ページごとに要点を見やすくまとめ、統一感のあるデザインにしましょう。
また、分かりやすい資料にするため、文章よりもイラストや図を多く取り入れることも重要なポイントです。